SEPA Lastschrift

ETRON onRetail bietet Ihnen über das Zusatzmodel „SEPA“ die Möglichkeit SEPA Export-Dateien zu erstellen, welche Sie an schließen in Ihre Online Banking Oberfläche laden können. So lassen sich offene Rechnungen aus Ihrem Auftragswesen einfach und schnell abwickeln.

Nachdem Sie das Zusatzmodul „SEPA“ bei uns erworben haben, sind einige Daten zu pflegen und Einstellungen zu setzen.

Zahlungsmodi / SEPA Bankjournal

Damit die SEPA Datei später korrekt verarbeitet werden kann, muss der „SEPA Lastschriften der Kunden“ das gewünschte Bar Journal zugewiesen werden. Gehen Sie dazu unter „Einstellungen > Abrechnung > Zahlungsmodi“ und wählen dort in aus der Liste den Zahlungsmodi „SEPA Lastschriften der Kunden“ aus.

In folgendem Formular wählen Sie anschließend unter „erlaubte Bankjournal“ Ihr Bankjournal für die SEPA Verwaltung aus.

Unternehmensdaten

Alle Bankinformationen zu Ihrem Unternehmen müssen gesetzt sein. Dies müssen die Bankinformationen sein, auf welche Sie die Lastschrift gutschreiben möchten.

Wichtig! Dieses Bankkonto muss in Ihren Online Banking existieren.

Gehen Sie dazu unter „Einstellungen > Benutzer und Unternehmen > Unternehmen“ zum Bereich Bank Accounts.

Kunden Stammdaten

In den Stammdaten Ihrer Kunden unter „Stammdaten > Kunden“ finden Sie unter dem Reiter „Verkauf & Einkauf“ den Bereich „Zahlungen“.

Bankkonten

Klicken Sie auf „Bankkonten“ um das Bankkonto des Kunden dem Kunden zuzuordnen. Gehen Sie dafür auf „Anlegen“ und tragen Sie alle nötigen Daten ein. Dringend benötigt wird nur die Kontonummer und der Kontoinhaber. Sie können auch hier schon unter „Bankeinzug Mandate“ das entsprechende Mandat anlegen, oder dann separat unter „Mandaten“, siehe nächster Absatz.

Mandaten

Anschließend gehen Sie auf „Mandaten“ um für Ihren Kunden einen Mandaten zu erstellen. Im Grunde könnte Ihre Kunde mehrere Mandaten aufweisen von denen Sie berechtigt werden Geld abzuziehen.

Gehen Sie auf „Anlegen“ um die Eingabemaske aufzurufen. Unter Unternehmen wird Ihre Firma vorausgewählt angezeigt, genauso wie das Format SEPA Mandat. Dies sollten Sie soweit eingestellt lassen. Als „Art“ empfiehlt sich „Generisches Mandat“ zu wählen. Unter „Bankkonto“ wählen Sie nun bitte das unter dem vorherigen Absatz „Bankkonto“ erstellte Bankkonto aus. Die Sucheingabe erfolgt über die Kontonummer die Sie zuvor beim Kunden eingetragen haben.

Anschließend tragen Sie das Datum der Unterschrift der Lastschrift-Berechtigung Ihres Kunden ein und laden direkt und laden unter „Scan der Mandate“ das Lastschrift-Berechtigungsformular hoch. Dies hat keine technische Auswirkung, sondern dient nur der Aufbewahrung und Sicherstellung des von dem Kunden eine Berechtigung zur Lastschrift existiert.

Den Bereich „zugehörige Zahlungszeilen“ können Sie ignorieren, dieser wird anschließend von der Auftragsverwaltung gefüllt.

Anschließend klicken auf den Button „Bestätigen“ um das Mandat zu aktivieren. Sobald der Mandat bestätigt wurde können Sie auf diesen bei Rechnungen im Verkaufswesen zurück greifen.

Rechnungen im Verkaufswesen

Um einen Auftrag mittels SEPA Lastschrift zu bezahlen sind folgende Schritte notwendig. Erstellen Sie wie gewohnt Ihren Auftrag und schließen Sie diesen ab. Klicken Sie „Rechnung erzeugen“ und wählen Sie „abrechenbare Zeilen“ und klicken Sie anschießen auf „Erzeuge und betrachte Rechnung“. Die Rechnung ist jetzt noch nicht bestätigt, gehen Sie auf „Bearbeiten“ und wählen Sie unter „Zahlungsmodus“ die Auswahl „SEPA Lastschriften von Kunden“ aus. Nun können Sie im Reiter „Andere Informationen“ unter „Lastschrift Mandat“ das Mandat Ihres Kunden auswählen, wenn das Mandat nicht bereits automatisch zugeordnet wurde. „Bestätigen“ Sie nun die Rechnung.

Sie haben nun die Möglichkeit diese Rechnung mit dem Button „zum Lastschriftauftrag hinzuzufügen“ zum entsprechenden Mandat hinzuzufügen.

Sie können die Lastschrift gesammelt unter „SEPA Einstellungen > Lastschriften“ durchführen oder direkt diese eine Zahlung hier mittels „Zahlungen bestätigen“ bestätigen und eine SEPA Datei erstellen.

SEPA Einstellungen

Unter „Abrechnung > Zahlungen“ finden Sie sämtliche Einstellungen zu Ihrem SEPA Modul.

Zahlungsaufträge

Hier können Sie direkt Bank Zahlungen von Ihnen an Ihre Kunden eintragen.

Lastschriften

Hier werden alle verfügbaren Lastschriften aufgelistet aus denen Ihre SEPA Datei für Ihre Online Banking erstellt wird. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte mit einem Klick auf die Zeile aus. Unter „Transaktionen“ sehen Sie die betroffenen Buchungszeilen, wählen Sie nun „Zahlungen bestätigen“ um die SEPA Datei zu erstellen.

Die erstelle SEPA Datei finden Sie nun unter den „Anhängen“ Ihrer ausgewählten Lastschrift. Sobald Sie die SEPA Datei erfolgreich hochgeladen haben können Sie diese mittels „Datei erfolgreich hochgeladen“ bestätigen, wodurch die offenen Positionen als bezahlt deklariert werden.

Bankmandate

Unter Bankmandate werden alle Mandate angezeigt und verwaltet von denen Sie Geld via Lastschrift beziehen möchten. Die Verwaltung der Bankmandate kann hier erfolgen oder direkt in den Stammdaten des Kunden.