Inventur Importieren

Um eine Inventur (die zum Beispiel über ein Datenerfassungsgerät erstellt wurde) ins onRetail einzuspielen, geht man wie folgt vor.

Wir exportieren uns zunächst eine Beispieldatei aus einer im Entwurf angelegten Inventur. Dazu erstellen Sie zuerst unter dem Menu Lager > Vorgänge > Inventur einen neuen Inventursatz.

Die Benennung können Sie frei wählen, den Auswahl "Inventur von" stellen Sie bitte auf "Produkt manuell wählen".

Gehen Sie dann auf Inventur starten (bzw Speicher und dann Bearbeiten) und fügen 2 beliebige Artikel hinzu. Wechseln Sie danach wieder zurück in die Listenansicht der Inventuren. Markieren Sie die Inventur mit der linken Checkbox, dann erscheint der Aktionsbutton "Aktion" in dem Sie "Exportieren" wählen können.

Die folgenden Felder wählen Sie für eine einfache Inventurvorlage aus:

Eine Excel Datei wird generiert. Das ist die Vorlage für einen Import, die noch leicht angepasst werden muss. Die erste Spalte "id" wird nicht benötigt und muss gelöscht werden (das wäre nur für ein Update von schon erfassten Zeilen notwendig).

Die Spalten "name", "location_id/id" und "filter" werden nur in der ersten Zeile befüllt (belassen Sie die Werte, die hier vorausgefüllt sind). In den weiteren, neuen Importzeilen bleiben diese Felder leer.
"line_ids/location_id/id" können Sie löschen, wenn alle Artikel am selben Lagerort inventiert werden. Andernfalls füllen Sie diese Spalte für alle Zeilen aus.

Haben Sie mehr als 1000 Inventurzeilen?

Wenn Sie mehr als 1000 Inventurzeilen zu verbuchen haben, dann ändern Sie bitte den Namen der Inventur (Spalte name) alle 1000 Zeilen. Nach dem Import der Inventurzeilen, bestätigen Sie diese eröffneten Inventuren nacheinander.
Ab 10,000 Inventurzeilen kontaktieren Sie bitte unseren Support, der mit Ihnen die beste Methode durchgehen kann.

Tipp: Die Inventurnamen können Sie in MS Excel einfach alle 1000 Zeilen ändern, indem Sie folgende Formel verwenden:

=CONCAT("Inventur Import "; CEILING(ROW(A2)/1000;1))

Wobei der erste Name "Inventur Import 1" sein wird, und ab der 1001ten Zeile dann "Inventur Import 2" etc. Falls die Namen Spalte nicht die Erste ist, muss A2 auf die erste Namenszelle unter dem Spaltennamen ausgetauscht werden.

In dem Fall verlängern Sie alle Spalten nach unten (zB mittels Klick auf den Markierungspunkt, wenn das Formelfeld markiert ist)

Inventurspalten befüllen

Die Spalten, die Ihre Inventurdaten beinhalten sind "product_id/id", "line_ids/location_id/id", "line_ids/product_qty". Bei ersteren zweien muss man die Referenz vom Produkt und des Lagers kennen, damit das richtig importiert werden kann. Dh auch die Listen des exportierten Artikelstamms und (wenn Sie an mehreren Lagern inventieren) der Lager sollte Sie zur Hand haben.

Das heißt Inventurdaten, die Sie händisch oder mithilfe eines MDE Gerätes erstellt haben, müssen Sie zuerst um die Externen IDs der Artikel und Lagerorte aus onRetail ergänzen. Nur diese werden dann in die Inventur importiert. Im Beispielbild die Spalten mit der Artikel ID, der inventierten Menge und der Lager ID.

Hier eine Beispieldatei

Beispieldatei Excel für Inventur Import

Fragen Sie unseren Support nach den MDE (Mobilen Datenerfassungsgeräten) von onRetail. Diese können direkt mit onRetail kommunizieren und Ihnen bei einer Inventur und anderen Lagervorgängen viel Arbeit ersparen, da kein Import/Export notwendig ist.
Wir beraten Sie gerne!

Inventur durchführen

Nachdem die Inventurzeilen importiert wurden (Allgemeine Import Tipps finden Sie auch hier unter "Datenimport") gehen Sie in der Listansicht nochmal auf die Details der bearbeiteten Inventur. Dort können Sie mit "Bestandsbuchung durchführen" die Inventur abschließen. Falls Sie die Inventur rückdatieren wollen, weil zB die Mengen vor neuen Verkäufen erfasst wurden, geben Sie das Inventurdatum im Feld "Buchungsdatum erzwingen" an.

Excel Tipp Datentabellen zusammenführen (zB um Externe ID erweitern)

Manchmal ist es notwendig externe Daten (zB aus einem MDE) mit den Daten von onRetail zusammenzuführen, damit ein Import erfolgen kann. Eine gute Lösung ist es, in Excel zunächst 2 Arbeitsblätter anzulegen, die jeweils eine der zusammenzuführenden Daten enthält. Die Tabellen müssen beide eine Spalte enthalten, über die sie sich verknüpfen lassen.

Beispiel: Es gibt in beiden Tabellen eine Spalte "Interne Referenz", über die die Zeilen der beiden Tabellen verknüpft werden können.

Wir verwenden jetzt die Excel Funktion VLOOKUP, der wir ein Schlüsselwert Feld aus der Tabelle geben, die wir anreichern wollen.
VLOOKUP sieht dann in der anderen Tabelle nach, ob eine Zeile mit den gleichen Schlüsselwert existiert, und wenn ja können wir daraus ein gesuchtes Feld übernehmen.

In der anzureichernden Tabelle eine neue Spalte wählen od einfügen und in der zweiten Zeile in das Feld klicken. Die einzugebende Funktion sieht dann so aus:
=VLOOKUP( E2; Arbeitsblatt2!:A$2:E$5000; 2; FALSE)
Wobei
E2 .... E ist die Spalte aus der die zu suchenden Schlüsselwerte kommen.
Arbeitsblatt2!:A$2:E$5000 ..... der Bereich wo VLOOKUP nachschauen soll. Die erste enthaltene Spalte, hier A, muss die Schlüsselspalte sein wo gesucht wird. Es wird bis zur Zeile 5000 durchsucht.
Das $ Zeichen fixiert die Werte, damit sie nicht von Excel weitergezählt werden, wenn wir die Formel in alle anderen Felder der Spalte kopieren.
2 .... Die Spaltennummer des Suchbereichs, der Spalte, die zurückgegeben werden soll wenn der Schlüsselwert gefunden wird. Hier wäre das B. (Unser Beispiel Suchbereich umfasst die Spalten A, B, C, D, E, daher ist B über die Nummer 2 zu bekommen.)
FALSE .... bedeutet, dass wir nur exakte Übereinstimmungen zulassen

Jetzt kann die Formel bis nach unten kopiert werden (Doppelklick Markierungspunkt im Feld oder Ziehen) und alle gefundenen Werte werden eingefügt.

Tipp: Wenn Sie mit den Daten zufrieden sind, kopieren Sie den Inhalt des Arbeitsblattes, das Sie importieren wollen.
Erstellen Sie eine neue Datei und fügen die Daten mittels Rechtsklick und der Option Einfügen > "Nur Werte und Quellenformatiertung" ein.
Nach dem Speichern haben Sie ein sauberes Dokument, das onRetail direkt versteht beim Import.