Wie wird eine CSV/Excel Datei aufbereitet?

Je besser eine Import Datei aufbereitet wird (Zeitaufwand), desto problemloser funktioniert anschließend der Import (Zeitgewinn).

Lesen Sie hierzu auch bitte die allgemeinen Informationen über Importe in unserem Was ist ein Import.

Trennen der Bereiche

Bleiben wir beim Beispiel Produkte. Wenn eine große XLS/CSV Datei mit vielen Produktinformationen existiert, dann muss diese meist bereinigt und in Bereiche getrennt werden.

Trennen Sie Ihre Produkt Informationen eigene Import Dateien für Kategorien, Produktdaten, Lagerbestände, etc.

Beachten Sie die Reihenfolge: Produkte verweisen auf Kategorien, diese müssen zuerst existieren, also importiert werden, Lagerbestände verweisen auf Produkte. Es muss also in folgender Reihenfolge importiert werden:

  • Kategorien
  • Produkte
  • Lagerbestände

Auf Spalten achten

Es ist Ihnen zwar in onRetail möglich, Spalten für den Import nach dem hochladen der Import Datei und vor dem Importieren noch anzupassen, es empfiehlt sich aber vorher schon, die richtige Spalten Bezeichnung zu nutzen.

Jede Spalte kann abhängig von deren Dateninhalt gewisse Vorbereitung beinhalten. Sie können zum Beispiel eine Steuerzuordnung bei einem Produktimport nicht willkürlich bezeichnen. Eine Bezeichnung von 20% MWST wird mit ggfs. mit „20%“ oder „20“ funktionieren, aber nicht mit „20 Prozent MWST“.

Welche Werte sind möglich

Grundsätzlich gibt es verschiedene Datentypen von Feldern wie Datum, Ja/Nein Felder, freie Textfelder (wie Produktname) oder auch Auswahlfelder.

Bei Auswahlfeldern gibt es dann weiters die Möglichkeit, auf die Datenbank ID, die externe ID oder den Namen zu referenzieren. Eine Referenz zu einer Datenbank oder externen ID ist IMMER eindeutig und wird stets zum Erfolg führen, wenn Daten mittels Import aktualisiert werden sollen.

Eine Referenzierung auf den Namen (Textinhalt des Feldes) funktioniert mittels einer Such-Abfrage und kann zu mehreren (ungewollten) Ergebnissen führen. Grundsätzlich empfehlen wir, wenn möglich, mit der externen ID zu arbeiten.

Ein sehr einfaches Beispiel, bei dem es oft zu Problemen kommt, ist die Referenzierung auf eine Kategorie. Nehmen wir an, wir referenzieren bei einem Produkt in unserer Import Datei auf die Kategorie „T-Shirt“ und im System gibt es die Kategorie T-Shirt aber einmal unter den Herren und einmal unter den Damen, dann weiß das System nicht, welche Kategorie gemeint ist. Im optimalsten Fall lehnt Ihnen das System den Import ab, im schlimmsten Fall nimmt das System das erste Ergebnis, das es gefunden hat.

Hier bietet sich die externe ID als Referenz an, alternativ kann auch der gesamte Kategorie Pfad referenziert werden, also zum Beispiel „Bekleidung / Herren / T-Shirt“, wodurch die Auswahl eindeutig ist.

Einen weiteren Vorteil bietet die Referenzierung auf die externe ID: Es muss nicht vorher danach gesucht werden. Wenn unsere Import Datei also sehr groß ist und 30.000 Datensätze oder mehr beinhaltet, dann wird eine Such-Abfrage vor dem Import einer jeden einzelnen Zeile zu einem großen Zeitaufwand führen und den Import stark verzögern.

Wo findet man die externe ID?

Bei jedem Export aus ETRON onRetail wird in der ersten Spalte automatisch die externe ID mit exportiert. Wenn jetzt Kategorien im System angelegt wurden und in der Produkt Import Datei darauf referenziert werden soll, dann kann der Import an Geschwindigkeit und Genauigkeit gewinnen, wenn zuerst alle Kategorien exportiert werden und die Referenzierung auf die externe ID der Kategorie mittels sVerweis der Spalte zugeordnet wird.