Erweiterte Gutscheinverwaltung

Produktinformation

Die erweiterte Gutscheinverwaltung von ETRON onRetail bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Gruppen von Gutscheincodes mit unterschiedlichen Präfixes und Längen zu erstellen.

Die erstellten Gutscheincodes können anschließend selbst ausgedruckt oder an Druckereien für die Erstellung von Gutscheinkarten gesendet werden. Ebenfalls wird das digitale Aussenden der Gutscheincodes unterstützt. Die ETRON onRetail Gutscheincodes sind auch mit Ihrem ETRON onRetail Webshop nutzbar.

Aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten ist neben dem Wiederaufladen und Teileinlösen vorhandener Gutscheincodes, auch das personalisieren der Gutscheincodes möglich, womit die Gutscheincodes auch als Kundenkarte mit Guthaben genutzt werden können.

Im Verwaltungsbereich unter Einstellungen → Gutscheine können Sie Ihre Gutscheine verwalten.

Anzeige der Funktion in der Kasse

Um den Gutschein Button in der Kasse angezeigt zu bekommen sind folgende Schritte notwendig:

Das Modul für die erweiterte Gutscheinverwaltung muss installiert sein

Ein technischer "Ist ein Gutschein" Artikel muss existieren

Eine Gutscheingruppe mit Codes muss/sollte existieren

Dem Kassenplatz muss ein Gutschein Journal zugeordnet sein

Verwalten von Gutscheinen - Einstellungen

Gruppen

Gutscheine in ETRON onRetail werden in eigene Gruppen eingeteilt. Wenn Sie zum Beispiel für eine gewissen Event eigene Gutscheincodes/pools erstellen möchte, weil die betroffenen Codes ein anderes Design aufweisen werden und Sie diese später auch speziell nach verfolgen möchten, so kann zum Beispiel eine Gruppen erstellen werden für die Weihnacht-Gutscheine 2021.
Für diese Gruppe wird anschließend eine Pool an Gutscheincodes erstellt. Um Gutscheincodes zu erstellen, wird zumindest eine Gruppe benötigt. Sie können aber auch eine Standard-Gruppe erstellen und alle Ihre Gutscheincodes über diese Gruppe verwalten.

Alle

Auflistung aller Gutschein-Gruppen und die Möglichkeit diese zu verwalten.

Alle > Anlegen & Bearbeiten

Nach dem Klick auf "Anlegen" kann eine neue Gutschein-Gruppe angelegt werden oder anhand dem anklicken einer vorhanden Gruppe diese auch überarbeitet werden.

  • Name Name der Gutschein Gruppe
  • Code ShortCode-Präfix für diese Gutscheine Gruppe. Die unter dieser Gruppe erstellen Gutschein-Codes erhalten nehmen den gewöhnlichen schwer lesbaren Gutschein-Codes, auch eine einfach lesbaren Code, den ShortCode. Dieser Code hilft Verkäufern schnell und einfach Informationen über den Gutschein auszulesen, zum Beispiel das Guthaben, ohne dabei aber den Code einlösen zu dürfen. Das kann bei einer schnellen Statusabfrage ohne Barcode Scanner nützlich sein.
  • Customer Calculation Art der Kalkulation
    • Erster
    • Letzter
  • Produkt Zugehöriges Gutschein-Produkt. Das Produkt muss als Produkt-Typ "Ist ein Gutschein" gesetzt haben. Die Mehrwertsteuer die bei dem ausgewählten Produkt hinterlegt ist, wird automatisch für alle Gutscheincodes tragend.
  • Erstellungstyp
    • Simple Einfache Festlegung der Gutschein-Code-Aufbaus.
      • Präfix Zeichen die vor jedem Gutschein-Code vorkommen sollen
      • Endung Zeichen die nach jedem Gutschein-Code vorkommen sollen
      • Gutschein Länge Länge des Gutscheines, zum Beispiel 16 für eine Länge von 16 Zeichen
    • Regex Möglichkeit zur eigenen Festlegung des Gutschein-Code-Aufbau anhand von Regex.
  • Beschreibung (Tab/Reiter) Tragen Sie sich hier Informationen zu dieser Gruppe ein um zu einem späteren Zeitpunkt den Sinn der Gruppe noch nachvollziehen zu können.
  • Customer Screen (Tab/Reiter) Vorschau der Gutschein-Informationsanzeige bei Verwendung von Gutschein ShortURLs.

Nach dem Speichern steht ein weiterer Tab/Reiter zur Verfügung: Mail. Dieser Reiter gibt die Vorschau preis, wie ein E-Mail Versand der Gutschein-Codes aussieht.

Ebenfalls wurde nach dem Speichern einer neuen Gutschein-Gruppe das Feld "Gutschein IDs" aktiv.
Es könnte nun in weiterer Instanz mit einem Klick auf die Gutschein ID, in unserem Beispiel: Gutschein Gruppe - Weihnachten 2021, die Komplexität der Gutschein-Code-Erstellung erhöht werden.

Alle > Gutscheine Erzeugen

Mit einem Klick auf den Button "Gutscheine erzeugen" können nun für diese Gruppe Codes erzeugt werden. Dafür wird die gewünschte Anzahl der zu erstellenden Codes eingetragen und anschließend per per Button "Erzeugen" bestätigt.

Eine Liste der erstellten Codes wird nun angezeigt. Der vergebene Gutschein-Code ist nicht im Backend sichtbar. Um diesen lesen zu können, muss die Gutschein Gruppe exportiert werden.

Drucken

Wählen Sie eine Gutschein-Gruppe aus von welcher Sie die Gutschein Codes drucken möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button "Gutscheine exportieren".

Legen Sie jetzt einen Zeitraum fest den Sie exportieren möchten. Der Zeitraum betrifft das Erstell-Datum der Codes und lässt Sie somit die Anzahl der zu exportierenden Codes einschränken. Zum Beispiel, wenn Sie nur eine Gruppe für alle Ihre Gutschein-Codes verwenden, dann können Sie nur die Gutschein-Codes drucken, welche heute erstellt wurden.

Lassen Sie die beiden Felder leer, wenn Sie alle Gutscheine-Codes dieser Gruppe exportieren möchten.

Nachdem Sie die Gutschein-Codes exportiert haben erhalten Sie eine Excel-File. Diese File können Sie nun an eine Druckerei senden um sich Gutschein-Plastik Karten drucken zu lassen oder um diese zum Beispiel mittels Serienbrief im Microsoft Word selbst zu drucken.

  • ID/Nummer Das ist die Identifikationsnummer des Gutscheins. Sie besteht aus dem Code und einer fortlaufenden Nummer. Die ID reicht nicht aus, um einen Gutschein einzulösen, jedoch kann sie verwendet werden, um den Gutschein aufzuladen.
  • Code/Gutschein Das ist der tatsächliche Gutscheincode mit dem sowohl der Gutschein aufgeladen werden kann, als auch das Einlösen des Gutscheins möglich ist. Dieser Code wird üblicherweise als Barcode auf den Gutschein gedruckt, sodass er an der Kassa mit dem Scanner erfasst werden kann.
  • Kunde Der Gutschein kann einem Kunden zugeordnet werden. Wenn ein Kunde beim Aufladen des Gutscheins in der Kassenoberfläche ausgewählt ist, wird diesem Kunden der Gutschein zugeschrieben.
  • URL
    Beim Aufrufen dieser Seite wird ein ShortCode generiert, der in der Kasse statt des Barcodes verwendet werden kann. Dieser ShortCode ist 3 Minuten gültig und besonders bei digitalen Gutscheinen empfehlenswert.

Digital

Anzeige Ihrer digitalen Gutscheine. Detaillierte Beschreibung folgt.

Codes

Anzeige aller Gutschein-Codes, unabhängig von der Gutschein-Gruppe. Auch hier wäre ein Anlegen von neuen Codes möglich, allerdings muss auch hier eine Gutscheine-Gruppe zugeordnet werden und gleicht somit dem Ablauf der Gutschein-Code-Anlage über den Menüpunkt Gutscheine > Gruppen > Alle > Gutscheine Erzeugen.

Einträge

Dieser Menüpunkt ist als Gutschein Journal zu verstehen und zeigt alle Gutscheincodes und deren Bewegungen an. Die angezeigten Felder im Standard sind:

  • Gutschein Code des betroffenen Gutscheins
  • Erstellt am Erstellungsdatum des Eintrages
  • Benutzer Benutzer welcher den Vorgang durchgeführt hat
  • Typ Vorgangs-Typ: Reservieren, Abheben, Aufladen
  • Beschreibung Erweiterte Beschreibung des Vorganges
  • Kunde Eventuell referenzierter Kunde zum Vorgang
  • Referenz Referenz zu Beleg oder Verkäufer, je nach Vorgang
  • Betrag Positiver oder Negativer Betrag der bewegt wurde

Arbeiten an der Kasse

Um an der Kasse Gutschein-Codes zu verwalten wird der Funktions-Button "Gutscheine Einlösung/Aufladung" benötigt.

Aufladen & Einlösen

Beim Aufladen können alle 3 Varianten der Gutschein-Identifikation verwendet werden. Beim Einlösen ist die Gutschein-ID nicht gültig.

  • Gutscheine-Code (Excel-Spalte: B)
  • Gutschein-ID (Excel-Spalte: A)
  • ShortURL (Excel-Spalte: D)

Tragen Sie eine der drei Gutschein-Identifikationen in die Suche ein und bestätigen Sie mit ENTER.

Direkt unter der Suche-Eingabe erscheint nun eine Information zu dem Gutschein. Die ID, Nummer, das verfügbare Guthaben und die Steuer des Gutscheins.

Geben Sie anschließend einen Betrag über das Numpad ein und wählen Sie den Betrag Aufladen oder Einlösen möchten.

Wenn der Button "Einlösen" inaktiv (grau) erscheint, liegt kein Guthaben vor, oder die Gutschein-Identifikation lässt kein Einlösen zu.

Aufladen

Wenn mittels Aufladen bestätigt wurde, landet der Gutschein inkl. seinem Aufladewert als Position im Warenkorb Ihres Verkaufsvorgangs. Es können nun ganz normal weitere Produkte hinzugefügt und der Verkauf abgeschlossen werden.

Einlösen

Legen Sie wie gewohnt Artikel in Ihren Warenkorb, sobald Sie den Verkauf abschließen möchten und einen Gutschein zur Einlösung vorgelegt bekommen, wählen Sie erneut den Button "Gutscheine Einlösung/Aufladung". Geben/Scannen Sie den Gutschein-Code im Suchfeld.

Sie erhalten wie gewohnt eine Übersicht des Guthabens, wenn nur ein spezieller Betrag eingelöst werden soll, kann dieser nun im Numpad eingegeben werden. Soll der maximal mögliche Betrag (Abhängig von Guthaben und Summe des Warenkorbes) eingelöst werden, so reicht ein einfacher Klick auf den roten Button "Einlösen".

Es wird nun eine Gutschein-Position im Warenkorb hinzufügt mit der Gesamtsumme des Warenkorbes.

Schließen Sie nun einfach den Verkauf mit Bar 0,- ab.

Ausdrucken von Gutscheinen mit MS Word Serienbrief Funktion

1.) Installieren der Barcode Schriftart

Installieren Sie die Schriftart "LibreBarcode39Extended-Regular.ttf" für Code39 Barcodes.
(Extended bedeutet hier, dass der erweiterte Zeichensatz auch Kleinbuchstaben abbilden kann, andere Code39 Schriftarten reichen daher nicht aus.)

LibreBarcode39Extended-Regular.ttf

Wenn Sie unter dem Barcode auch die Zeichen andrucken wollen, können Sie auch die folgende Schriftart verwenden.

LibreBarcode39ExtendedText-Regular.ttf Info: Schriftarten dürfen frei verwendet werden - Lizenzfile: OFL.txt

2.) Codes exportieren

Wählen Sie die Gutscheingruppe in Einstellungen > Gutscheinverwaltung > Drucken und klicken Sie exportieren. Eine Excel Datei wird exportiert. Die ersten 2 Spalten "ID" und "Gutschein" werden wir verwenden.

Wichtig! Bitte speichern Sie dann aus dem Excel die Datei als CSV Datei (MSDOS komma separierte Datei, CSV).

3.) Mailingfunktion in Word aufrufen und Datenquelle auswählen

Öffnen Sie Word und öffnen eine neue Datei. Im Menupunkt Mailing/Serienbriefe können Sie eine Datenquelle für ihren Serienbrief auswählen. Wählen Sie hier die abgespeicherte CSV Datei aus.
Adressaten auswählen > Eine existierende Liste verwenden

4.) Datenfelder einfügen

Jetzt können in den Text der Word Datei Datenfelder aus der Quelle eingefügt werden.
Die Felder, die wir verwenden sind "ID" und "Gutschein", wobei letzteres den geheimen Code enthält mit dem der Gutscheinwert an der Kasse eingelöst werden kann.

Im Text sieht das dann so aus:

«Gutschein»
«ID»

Wenn die Vorschau gewählt wird, kann auch durch die einzelnen aufgelösten Werte geblättert werden:

GSX2pDVbnIjXjxe77y
WN20210003

5.) Schriftart für Barcode wählen und Datenfeld anpassen

Im letzten Schritt müssen wir den Gutscheincode, um ihn für eine Ausgabe mittels Code 39 Barcode vorzubereiten, mit 2 umgebenden Sternen versehen. Wechseln Sie wieder zurück aus der Vorschau Ansicht und machen Sie aus «Gutschein»:
*«Gutschein»*
Markieren Sie dann den Text inklusive der Sternchen und ändern die Schriftart auf Libre Barcode39 Extended.
Im Ergebnis sollte das dann so aussehen:

Und im Preview so:

Bezw mit Schrift unten, wenn zweitere Schriftart gewählt wurde.

Wenn Sie Barcodes drucken lassen oder ein Barcode Programm verwenden, können Sie auch den Barcode Typ EAN128 verwenden, der wesentlich kompaktere Barcodes produziert. Die Länge der Barcodes reduziert sich dann ca um 30%.
Siehe unten. Es wird an einer Lösung gearbeitet auch EAN128 im Serienbrief verwenden zu können.